Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là nghiệp vụ mà tất cả các doanh nghiệp, tổ chức đều sẽ phải tiến hành phục vụ cho các hoạt động nội bộ. Vậy khi muốn rút tiền cần chuẩn bị những chứng từ gì, quy trình thực hiện ra sao và các bước thực hiện rút tiền trên phần mềm như thế nào? Cùng Thông Tin Tài Chính tìm hiểu về chủ đề này.
Quy trình rút tiền gửi ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt
Dựa vào nhu cầu chi tiêu của doanh nghiệp, tổ chức, nếu tiền quỹ không đủ sẽ phải tiến hành rút tiền gửi ngân hàng để nhập vào quỹ tiền mặt nếu cần đột xuất. Hoạt động này có thể diễn ra theo ngày hoặc tuần/ tháng… bất cứ lúc nào ban lãnh đạo yêu cầu hạch toán.
Khi nhận được yêu cầu của cấp trên về việc rút tiền gửi ở ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, các quy trình rút tiền sẽ thực hiện theo các bước sau:
- Kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu lĩnh tiền mặt để trình giám đốc/ ban lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền và kế toán trưởng ký duyệt và đóng dấu.
- Phiếu lĩnh tiền mặt sau khi đã được phê duyệt sẽ được mang đến ngân hàng để rút tiền và nhập vào quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Người thực hiện nhiệm vụ này có thể là thủ quỹ, kế toán ngân hàng hoặc kế toán thanh toán tùy vào từng đơn vị.
- Kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu thu và xin xác nhận của Kế toán trưởng cũng như Giám đốc ký duyệt, đóng dấu rồi chuyển Phiếu thu cho Thủ quỹ.
- Thủ quỹ sẽ thu tiền và ghi vào sổ quỹ dựa vào Phiếu thu.
- Kế toán thanh toán sẽ ghi sổ kế toán tiền mặt sau khi nhận được Phiếu thu có xác nhận của Thủ quỹ và người nộp tiền.
- Các chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định của doanh nghiệp, tổ chức. Tùy vào từng đơn vị sẽ có quy định khác nhau nhưng bắt buộc phải có 3 chứng từ là: Phiếu lĩnh tiền, Phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng.
Lưu ý rằng:
- Khi xác nhận bằng chữ ký vào các chứng từ, Giám đốc và Kế toán trưởng phải ký đúng nét chữ ký đã ký y hệt như trên ở tờ khai đăng ký ngân hàng, nếu có sự khác biệt thì nhân viên ngân hàng sẽ không xác nhận cho rút tiền.
- Khi đã rút được tiền mặt từ ngân hàng về, Kế toán thanh toán phải lập Phiếu thu thành 2 liên, một liên Thủ quỹ lưu, 1 liên Kế toán thanh toán giữ.
>> Tìm hiểu ngay: Hướng dẫn cách rút tiền từ Momo về ngân hàng chi tiết nhất
Các bước thực rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt trên phần mềm
Để rút tiền gửi ngân hàng nhập vào quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, Kế toán thực hiện các bước trên phần mềm như sau:
- Bước 1: Truy cập vào mục “Quỹ\tab Thu” trên phần mềm rồi chọn chức năng “Thêm\Thu tiền”.
- Bước 2: Tại mục lý do nộp nhập chọn là “Rút tiền gửi về nhập quỹ”.
- Bước 3: Khai báo thông tin chứng từ và các thông tin chung như: mã khách, lý do nộp tiền, tài khoản nợ, số chứng từ, ngày tháng hạch toán, trạng thái,…và khai báo thẻ chi tiết như: số tiền, tài khoản có…
- Bước 4: Sau khi đã kê khai các thông tin xong, kiểm tra lại tính chính xác một lần nữa rồi chọn mục “Lưu”.
- Bước 5: Chọn chức năng “In” trên thanh công cụ và chọn mẫu Phiếu thu cần in là hoàn thành các bước trên phần mềm.
>> Tìm hiểu ngay: Hướng dẫn rút tiền từ Shopeepay về ngân hàng & Các lưu ý quan trọng
Lưu ý khi thực hiện các thao tác trên phần mềm
Nghiệp vụ rút tiền gửi ở ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt sẽ liên quan đến 2 loại chứng từ phát sinh là Phiếu thu tiền mặt và Giấy báo nợ của ngân hàng. Do đó, khi cập nhật trên hệ thống, kế toán chỉ được phép chọn 1 trong 2 chứng từ trên. Bởi nếu nhập liệu cả 2 loại chứng từ này thì khi hạch toán số liệu sẽ bị nhân đôi lên.
Phiếu thu tiền mặt là giấy tờ cần thiết trong nghiệp vụ rút tiền gửi ở ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Để tránh bị trùng lặp số liệu khi chọn loại chứng từ cập nhật trên phần mềm cần lưu ý các nguyên tắc sau:
- Nên ưu tiên nhập chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn chứng từ của ngân hàng. Ví dụ trong trường hợp này, khi muốn rút tiền gửi ngân hàng về để nhập quỹ tiền mặt nên nhập bằng Phiếu thu.
- Giấy báo nợ ngân hàng/ Phiếu chi ưu tiên hơn Giấy báo có ngân hàng/ Phiếu thu. Ví dụ như trong trường hợp muốn thực hiện giao dịch chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng nên nhập bằng Giấy báo nợ.
- Trường hợp muốn nhập cả Phiếu thu tiền mặt và Giấy báo nợ của ngân hàng bắt buộc phải thực hiện hạch toán thông qua tài khoản tiền đang chuyển (TK 113).
Qua những chia sẻ trên, hy vọng đã giúp cho bạn đọc hiểu rõ hơn về nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. Từ đó nắm được quy trình thực hiện, các chứng từ cần chuẩn bị cũng như các bước trên phần mềm chi tiết nhất và áp dụng cho thực tế hiệu quả!
